Tidsbesparelse er en af de vigtigste optimeringer i en organisation uanset størrelse.
Med mange medarbejdere eller frivillige kan visse arbejdsopgaver godt være yderst tidskrævende, men formår man at skære blot en mindre procentdel af denne tid væk, så kan der være mange penge at spare på bundlinjen. Kigger man på foreninger, så er der også her tale om en stor udfordring, når snakken falder på tidsforbrug. Ofte er det nogle af de ledende personer, der bruger lang tid på alt fra intern kommunikation til planlægning af vagter. I den forbindelse kan det godt betale sig at investere i et ordentligt planlægningsværktøj, som giver disse ledende personer de rette redskaber og værktøjer til at barbere tidsforbruget ned.
I denne artikel har vi her hos GrowHouse valgt at kigge nærmere på emnet vagtplanlægning. Vi vil mere nøjagtigt guide dig til betydelige tidsbesparelser i vagtplanlægningsarbejdet.
Find det rigtige vagtplanlægningssystem
Det er først og fremmest yderst vigtigt, at du har de rigtige værktøjer og redskaber til rådighed. For at få tingene til at gå op i en højere enhed, når der er tale om vagtplanlægning, så er det essentielt, at du har adgang til et ordentligt planlægningsværktøj. Har du ikke det, så kan det være svært at mindske tidsforbruget.
Planlægningsværktøjer behøver ikke at være dyre. Ofte er de heller ikke specielt svære at komme i gang med. Flere virksomheder beskæftiger sig den dag i dag med planlægningsværktøjer, der ellers er henvendt til organisationer og foreninger. Her vil du opleve, at mange af de værktøjer, der stilles til rådighed, er skræddersyet til netop foreninger og de udfordringer, man kan komme ud for.
Omstillingsparathed er alfa og omega
Det er vigtigt, at man som foreningsansvarlig er omstillingsparat, og at man tager mod nye tiltag med et åbent sind. Et helt nyt planlægningssystem kan som udgangspunktet godt være overvældende at skulle introducere de frivillige for, men det kan være en nødvendighed i optimeringsprocessen.
Det kan være en god idé at arrangere nogle små workshops, hvor mange af de nye værktøjer og muligheder gennemgås for de personer, som skal bruge planlægningsværktøjet til dagligt. På den måde bliver disse personer ikke overrumlet af forandringer fra den ene dag til den anden. Hele organisationen skal være indstillet på at tage mod de nye værktøjer – ellers vil optimeringsarbejdet ganske enkelt ikke lykkes.
