Forside Forretning Guide til at planlægge en konference

Guide til at planlægge en konference

231
0
Konference

I enhver virksomhed er det vigtigt, at der er en god atmosfære og gode muligheder for at planlægge konferencer i løbet af året. Konferencerne skal til for at udvikle medarbejderne og samtidig generere nye idéer og perspektiver til virksomhedens fremtidige virke. Derudover virker konferencer også som et fantastisk samlingspunkt for virksomhedens ansatte samt udefrakommende interessenter. Her er der plads til at udveksle idéer, oprette nye netværk og aftaler samt at skabe et fokus på vigtige områder.

Sådan skaber du de bedste rammer for en konference

Rammerne for de enkelte konferencer kan variere meget. Alt afhængig af hvilke budskaber, der skal formidles på en konference, samt hvilke ansatte og andre inviterede der deltager i konferencen, så vil konferencen ændre karakter og dagsorden.

Når rammerne for mødet skal sættes, er det derfor vigtigt, at der på forhånd er styr på, hvordan dagen skal forløbe. Skal der sættes kamera og mikrofon op, således at udenlandske kunder og samarbejdspartnere også kan deltage? Hvilken afdelinger skal deltage, og hvordan kan konferencen på bedste vis afspejle denne afdelings visioner og idéer?

For at en konference kan forløbe som ønsket, er det vigtigt, at man har gjort sig nogle overvejelser omkring formålet. Derfor er planlægningen af et sådant møde altså alfa og omega for, at nye perspektiver og inspiration kan genereres. Tænk derfor på forhånd over, hvordan budskabet for mødet kommer bedst til udtryk for de ansatte. Er det for eksempel ved en simpel præsentation? Er det ved hjælp af prototyper? Skal der ligge en fysisk dagsorden på bordet, således at de inviterede kan danne sig et overblik fra start? Alt dette kan i starten synes som små ubetydelige overvejelser, men vi lover herfra, at de vil hjælpe dig rigtig godt på vej, når den næste konference løber af stablen.

De fysiske rammer skal være i orden

Foruden at der, som nævnt ovenfor, skal tages stilling til de mere praktiske ting, så er de fysiske rammer for en konference altså mindst lige så vigtige. At have et godt og funktionelt IT-system til møder med udenlandske gæster er først og fremmest et must. Dertil kommer der de enkelte konferencelokaler.

At have lækre konferencelokaler er med til at skabe troværdighed og tillid. Det viser overskud, prestige og er med til at skabe en god oplevelse. At investere i lækre konferencelokaler er altså samtidig en investering i nogle fantastiske rammer, der kan skabe brugbare og inspirerende møder. Dette bør man ikke undervurdere værdien af.

[Total:2    Gennemsnit:5/5]